Esta planilha Excel organiza o cadastro de membros e as mudanças entre situações administrativas, registrando data efetiva, situação anterior, nova situação e motivo de cada movimentação.
A pasta calcula a situação atual conforme a data de referência, preserva o histórico cadastral e apresenta alertas para dados incompletos, códigos duplicados, datas incompatíveis e divergências na sequência das situações.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza o cadastro dos membros e o histórico de movimentações.
- Calcula a situação vigente e o tempo transcorrido desde a última mudança.
- Identifica dados ausentes, duplicidades e inconsistências cadastrais.
- Resume as quantidades por situação para acompanhamento administrativo.
O que existe no arquivo
Como começar
1. Defina a data de referência
Na planilha Listas, confirme ou altere a data de referência em B2. Ela determina quais movimentações podem ser consideradas vigentes.
2. Cadastre os membros
Na planilha Membros, substitua os exemplos fictícios e informe um código único, o identificador de exibição opcional e a data de inclusão. Preserve as fórmulas das colunas D a G.
3. Registre cada movimentação
Na planilha Movimentações, preencha uma ordem única, o código do membro, a data efetiva, a situação anterior, a nova situação e o motivo administrativo. Use as listas disponíveis e preserve as fórmulas das colunas G a J.
4. Consulte resultados e alertas
Verifique os campos de consistência, classificação e alerta. Depois, consulte a planilha Resumo para acompanhar cadastros, movimentações e quantidades por situação vigente.
Organização da situação de membresia
A pasta distribui a rotina entre quatro planilhas. Membros concentra o cadastro; Movimentações recebe as mudanças de situação; Listas reúne categorias e a data de referência; e Resumo apresenta os indicadores operacionais.
Essa estrutura separa os dados informados manualmente dos resultados calculados. No cadastro, as colunas de situação atual, data inicial, dias na situação e alerta são preenchidas por fórmulas vinculadas ao histórico.
Como a situação atual é calculada
A situação vigente corresponde à nova situação da movimentação válida mais recente de cada membro até a data de referência. Registros posteriores a essa data são classificados como Fora da referência.
Quando duas movimentações do mesmo membro têm a mesma data, o maior número de ordem define qual delas é a mais recente. As anteriores permanecem classificadas como Histórico.
Exemplo prático de movimentação
No exemplo fictício, o código MBR-FIC-021 tem data de inclusão em 10/01/2026. A primeira entrada registra ordem 21, data 10/01/2026, situação anterior Sem registro, nova situação Ativa e motivo Admissão administrativa. A segunda registra ordem 22, data 15/06/2026, situação anterior Ativa, nova situação Inativa e motivo Atualização administrativa.
Com a referência em 11/09/2026, o resultado calculado é Inativa, desde 15/06/2026, com 88 dias na situação. A interpretação é que a segunda entrada substituiu a primeira como registro vigente. A próxima decisão administrativa é verificar se os alertas estão vazios e, quando ocorrer outra mudança, acrescentar uma nova linha sem apagar o histórico.
Erros frequentes e soluções
Os alertas cadastrais indicam problemas que interferem no histórico. Sem movimentação é resolvido com o registro da primeira mudança, partindo de Sem registro. Preencher campos obrigatórios exige completar ordem, código, data, situações e motivo.
Código duplicado e Ordem duplicada pedem valores únicos nos respectivos cadastros. Data após a referência exige corrigir a data informada ou atualizar a referência quando isso corresponder ao período de trabalho. Origem inicial ou origem divergente deve ser ajustada para coincidir com Sem registro na primeira movimentação ou com a nova situação do registro anterior nas seguintes.
Continuidade do histórico cadastral
A conferência da sequência histórica compara a situação anterior de cada movimentação com a nova situação do registro precedente. Assim, uma passagem de Ativa para Inativa deve ser seguida por uma movimentação cuja origem seja Inativa.
Excluir uma linha intermediária ou alterar sua ordem pode mudar a classificação das demais entradas. Para preservar a leitura cronológica, cada nova mudança deve receber uma ordem única e permanecer associada ao mesmo código de membro.
Comparação entre a pasta pronta e uma planilha em branco
Use a pasta preparada quando os campos e cálculos verificados atendem à tarefa. Comece com uma planilha em branco quando precisar criar outro modelo e puder montar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Preparação | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta pasta Excel | Usa a estrutura preparada no arquivo validado | Permite conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela pasta |
| Planilha em branco | Exige criar a estrutura | Exige montar e testar cada fórmula e conferência | Modelo personalizado criado do início |
Limites da estrutura preparada
O limite de 210 linhas aplica-se tanto ao cadastro de membros quanto às movimentações, nas linhas 2 a 211. Para ampliar a capacidade, é necessário estender fórmulas, validações, filtros, formatação e referências usadas nos cálculos.
As situações atuais ocupam Listas!D2:D5, as situações anteriores Listas!E2:E6 e os motivos Listas!F2:F8. Novas categorias inseridas fora desses intervalos não passam automaticamente a integrar as listas de seleção. A pasta não possui gráficos, tabelas estruturadas nem nomes definidos.
Perguntas frequentes
Como a planilha define a situação atual de um membro?
Ela utiliza a nova situação da movimentação válida mais recente até a data de referência. Se não houver uma movimentação vigente, o cadastro mostra Sem movimentação.
Quais situações podem ser registradas?
As novas situações permitidas são Ativa, Inativa, Transferida e Desligada. Na primeira movimentação, a situação anterior pode ser Sem registro.
Posso registrar várias mudanças para o mesmo membro?
Sim. Cada mudança deve ocupar uma linha própria em Movimentações, com ordem única, data efetiva, situação anterior, nova situação e motivo administrativo.
O que significa Fora da referência?
Significa que a data efetiva da movimentação é posterior à data definida em Listas!B2. Esse registro não determina a situação vigente para a referência selecionada.
Como ampliar a quantidade de registros?
As áreas atuais terminam na linha 211. Para adicionar mais membros ou movimentações, estenda os intervalos das fórmulas, validações, filtros, formatação e referências relacionadas.
Responsabilidade editorial
Helena ValençaOrganização financeira e rotinas administrativas
Rafael NogueiraEstrutura de planilhas e processos comunitários
