Esta planilha Excel organiza o consentimento de dados dos membros por finalidade, categoria de dados, forma de manifestação, datas, função responsável e referência da evidência.
A pasta XLSX oferece um controle administrativo com prazos de revisão, situação calculada, orientação operacional, alerta de duplicidade e indicadores resumidos. Ela não substitui o diretório de membros nem o arquivo dos documentos usados como evidência.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza os registros de consentimento por membro, finalidade e categoria de dados.
- Sinaliza retiradas, revisões próximas, revisões vencidas e informações inconsistentes.
- Relaciona cada registro a uma função responsável e a uma referência de evidência.
- Resume pendências e orientações operacionais para apoiar a rotina administrativa.
O que existe no arquivo
Como começar
1. Configure listas e prazos
Na aba Configuração, ajuste o intervalo de revisão, a antecedência do alerta e a data de referência. Confira também as listas e prazos usados nos campos de seleção.
2. Cadastre o consentimento
Na aba Registros, informe um código único iniciado por REG-, o código interno do membro iniciado por MEM-, a finalidade, a categoria de dados, a base registrada e a forma de manifestação.
3. Complete datas e referências
Registre a data do consentimento, a função responsável e a referência da evidência. Quando aplicável, informe a última revisão, a retirada e uma observação administrativa.
4. Acompanhe os resultados
Consulte a situação, os dias para revisão, a orientação operacional e o alerta de duplicidade. Linhas com a orientação Não utilizar precisam ter a pendência indicada resolvida antes do uso administrativo.
O que a planilha registra
A pasta registra códigos internos, finalidade, categoria de dados, base registrada, forma de manifestação, datas, função responsável, referência da evidência e observação administrativa. A situação calculada pode indicar registro ativo, revisão próxima, revisão vencida, retirada, preenchimento incompleto ou inconsistência.
Como a pasta organiza a rotina
A aba Registros concentra as entradas e os resultados automáticos. A aba Configuração reúne o intervalo de revisão, a antecedência do alerta, a data de referência e as listas de seleção. A aba Resumo contabiliza registros preenchidos, orientações de uso, retiradas, vencimentos, inconsistências e alertas de duplicidade.
Caso prático de acompanhamento
Exemplo fictício: a secretaria registra o código REG-FIC-010 para o membro MEM-FIC-010, com consentimento em 15/01/2026, finalidade selecionada, categoria de dados, forma de manifestação, função responsável e referência de evidência. Com intervalo de 12 meses, alerta de 45 dias e data de referência em 01/12/2026, a próxima revisão resulta em 15/01/2027.
A planilha interpreta que faltam 45 dias e apresenta revisão próxima, com orientação de uso registrado com revisão. A decisão seguinte é programar a atualização e, depois de documentada, preencher a data da última revisão. Se houver retirada, deve-se registrar a respectiva data, o que altera a situação e a orientação operacional.
Erros frequentes e soluções
- Se o código REG- estiver repetido, atribua um código único ao registro correto.
- Se a situação for Incompleto, preencha os campos obrigatórios indicados pela estrutura da planilha.
- Se a situação for Inconsistente, corrija datas anteriores ao consentimento ou posteriores à data de referência.
- Se aparecer possível duplicidade, confira a combinação de membro, finalidade e categoria antes de prosseguir.
- Para preservar os cálculos, não substitua as fórmulas das colunas Próxima revisão, Situação, Dias para revisão, Orientação operacional e Verificação de duplicidade.
Comparação entre a pasta pronta e uma planilha em branco
Use a pasta preparada quando os campos e cálculos verificados atendem à tarefa. Comece com uma planilha em branco quando precisar criar outro modelo e puder montar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Preparação | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta pasta Excel | Usa a estrutura preparada no arquivo validado | Permite conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela pasta |
| Planilha em branco | Exige criar a estrutura | Exige montar e testar cada fórmula e conferência | Modelo personalizado criado do início |
Limites do controle administrativo
O limite de escopo da pasta é o registro de consentimentos. Ela não substitui um diretório de membros, um arquivo de documentos ou um inventário de outras bases. Os indicadores refletem os dados preenchidos, a data de referência e os parâmetros configurados, sem representar certificação ou avaliação jurídica.
Acompanhamento pelo resumo
Consulte o Resumo para localizar quantidades de usos registrados, usos com revisão, orientações de não utilização, revisões vencidas, retiradas, registros incompletos ou inconsistentes e alertas de duplicidade. Depois, use os filtros da aba Registros para encontrar as linhas relacionadas e corrigir ou atualizar as informações administrativas.
Perguntas frequentes
Quantos registros a planilha comporta?
A aba Registros está preparada para 200 entradas, distribuídas entre as linhas 2 e 201.
Como a próxima revisão é calculada?
A fórmula adiciona o intervalo configurado à data da última revisão. Quando essa data não foi informada, usa a data do consentimento.
Quando a orientação Não utilizar é apresentada?
Ela aparece quando existe alerta de duplicidade ou quando a situação não permite uso registrado, como em retirada, revisão vencida, preenchimento incompleto ou inconsistência.
A pasta guarda o documento que comprova o consentimento?
Não. A planilha registra apenas uma referência da evidência; o documento correspondente deve permanecer no arquivo administrativo definido para esse material.
Os prazos e as listas podem ser alterados?
Sim. A aba Configuração permite ajustar o intervalo de revisão, a antecedência do alerta, a data de referência e as listas utilizadas nos campos de seleção.
Responsabilidade editorial
Helena ValençaOrganização financeira e rotinas administrativas
Rafael NogueiraEstrutura de planilhas e processos comunitários
