A planilha Excel para classe de novos convertidos organiza participantes, turmas, responsáveis, encontros, conteúdos e registros de presença em uma única pasta.
O arquivo XLSX integra os lançamentos às fórmulas de frequência e conclusão, com critérios editáveis, alertas de inconsistência e um resumo dos principais indicadores da classe.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza participantes, encontros, conteúdos e presenças da classe.
- Calcula frequência e resultado de conclusão automaticamente.
- Sinaliza duplicidades, divergências de turma e códigos inconsistentes.
- Permite ajustar critérios de conclusão, carga horária e datas de alerta.
O que existe no arquivo
Como começar
1. Ajuste as premissas
Na aba Premissas, defina a frequência mínima, o número mínimo de presenças, os limites de carga horária e as datas usadas nas validações.
2. Cadastre participantes e encontros
Preencha os códigos, as turmas e as situações na aba Participantes. Depois, registre datas, conteúdos, facilitadores, cargas horárias e status na aba Encontros.
3. Lance as presenças
Na aba Presenças, informe o código do participante, o código do encontro e a situação Presente, Ausente ou Justificada. Nome, data e turma serão buscados pelas fórmulas.
4. Acompanhe os resultados
Consulte a coluna de conferência, corrija os lançamentos sinalizados e acompanhe frequência, conclusão e indicadores nas abas Participantes e Resumo.
O que a planilha organiza
A pasta oferece um cadastro centralizado para participantes, turmas, responsáveis fictícios, ministérios fictícios, encontros, conteúdos e presenças. Os lançamentos alimentam o resumo e a apuração individual.
Os critérios editáveis ficam na aba Premissas. O arquivo considera frequência mínima de 75% e cinco presenças como valores iniciais, além de limites de carga horária e datas usadas nas validações e nos alertas.
Como os dados se conectam
O código do participante relaciona a aba Participantes aos registros de presença. O código do encontro recupera automaticamente a data e a turma cadastradas em Encontros. Com essas referências, a pasta conta presenças, identifica quantos encontros da turma foram realizados e calcula a frequência.
O resultado pode aparecer como Concluído, Em andamento, Conferir frequência, Aguardando encontro ou Não aplicável. A apuração de conclusão é aplicada somente a quem está com a situação Em acompanhamento.
Exemplo prático de acompanhamento
Considere um exemplo fictício de participante da Turma Horizonte.
Entrada: o cadastro está Em acompanhamento, a turma possui seis encontros realizados e o participante recebeu cinco registros como Presente.
Resultado: a planilha calcula cinco presenças em seis encontros, correspondentes a aproximadamente 83,3% de frequência.
Interpretação: como o cadastro alcançou cinco presenças e superou a frequência mínima de 75%, o resultado apurado é Concluído.
Próxima decisão: usar o resultado consolidado para encerrar a etapa introdutória desse cadastro e concentrar o acompanhamento da turma em quem permanece Em andamento ou com frequência a conferir.
Erros comuns e soluções
- Duplicar a combinação de participante e encontro: exclua ou ajuste o lançamento repetido indicado como Conferir duplicidade.
- Vincular um participante a um encontro de outra turma: corrija o código do encontro ou a turma cadastrada quando aparecer Conferir turma.
- Digitar um código inexistente: compare o lançamento com os códigos das abas Participantes e Encontros quando aparecer Conferir códigos.
- Manter como Planejado um encontro que já ocorreu: atualize o status para Realizado quando aplicável, pois apenas encontros realizados entram no cálculo de frequência.
- Deixar a data de referência desatualizada: ajuste Premissas para que o indicador de encontros planejados em atraso corresponda ao período administrado.
Comparação entre a pasta pronta e uma planilha em branco
Use a pasta preparada quando os campos e cálculos verificados atendem à tarefa. Comece com uma planilha em branco quando precisar criar outro modelo e puder montar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Preparação | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta pasta Excel | Usa a estrutura preparada no arquivo validado | Permite conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela pasta |
| Planilha em branco | Exige criar a estrutura | Exige montar e testar cada fórmula e conferência | Modelo personalizado criado do início |
Limites da pasta
As faixas atuais estão preparadas para 100 participantes, 100 encontros e 100 registros de presença. Ao ultrapassar esses intervalos, será necessário ampliar fórmulas, filtros e validações.
As listas de turma estão configuradas para Turma Horizonte e Turma Semente. A fórmula conta somente registros marcados como Presente; Ausente e Justificada não entram no total de presenças. Encontros Planejados ou Cancelados também não compõem o denominador da frequência.
Os alertas usam a data de referência definida em Premissas e não representam acompanhamento ao vivo nem envio automático de mensagens.
Leitura dos indicadores para a rotina da classe
A aba Resumo mostra participantes cadastrados, pessoas em acompanhamento, conclusões apuradas, frequência média, encontros realizados, presenças registradas, encontros planejados em atraso e registros a conferir.
Quando houver Aguardando encontro, verifique se a turma possui algum encontro com status Realizado. Em Conferir frequência, compare as presenças registradas com os critérios das Premissas. Nos registros a conferir, corrija primeiro duplicidades, códigos e divergências de turma para que os indicadores reflitam os lançamentos válidos.
Perguntas frequentes
Como a planilha determina a conclusão da classe?
Para participantes Em acompanhamento, o resultado será Concluído quando o número de presenças e a frequência atingirem simultaneamente os valores definidos na aba Premissas. Os valores iniciais são cinco presenças e 75% de frequência.
Uma presença justificada entra no cálculo de frequência?
Não. As fórmulas atuais contam somente os registros marcados como Presente. Ausente e Justificada permanecem registrados, mas não aumentam o total usado no cálculo.
É possível cadastrar outras turmas?
As validações atuais oferecem Turma Horizonte e Turma Semente. Para usar outra turma, é necessário atualizar as listas de validação nas abas Participantes e Encontros e manter a mesma grafia nos registros relacionados.
O que significa encontro planejado em atraso?
É um encontro que continua com status Planejado e possui data anterior à data de referência configurada na aba Premissas. O indicador serve para localizar programações que precisam de atualização.
Quantos registros a pasta comporta na configuração atual?
As faixas preparadas abrangem até 100 participantes, 100 encontros e 100 registros de presença. Para trabalhar além desses limites, as fórmulas, validações e áreas de filtro precisam ser ampliadas.
Responsabilidade editorial
Helena ValençaOrganização financeira e rotinas administrativas
Rafael NogueiraEstrutura de planilhas e processos comunitários
