Esta pasta de trabalho Excel organiza solicitações, aprovação e pagamento de reembolsos a voluntários da igreja. O arquivo XLSX reúne dados da despesa, comprovante, valores, responsável pela análise, decisão e pagamento.
A planilha calcula o valor solicitado, consulta limites editáveis, indica situações para conferência e consolida valores e status em um resumo com gráfico. Os exemplos incluídos são fictícios e podem ser substituídos pelos registros da igreja.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza solicitações, decisões e pagamentos de reembolsos.
- Calcula o valor solicitado com base na quantidade e no valor unitário.
- Sinaliza comprovantes ausentes, limites excedidos e dados inconsistentes.
- Resume valores, pendências, alertas e quantidades por status.
O que existe no arquivo
Como começar
1. Ajuste as premissas
Na planilha Premissas, confira o prazo de 15 dias, o limite geral de R$ 800,00 e os limites por tipo de despesa. Altere esses valores conforme a rotina administrativa da igreja.
2. Substitua os exemplos fictícios
Na planilha Reembolsos, remova ou substitua os registros ilustrativos. Preencha um número de solicitação, a data, o voluntário, o ministério, a atividade e os dados da despesa.
3. Registre a análise
Confira o valor solicitado e a coluna Conferência. Depois, informe o status, o responsável, a data da decisão e o valor aprovado.
4. Registre o pagamento e acompanhe o resumo
Após o pagamento, preencha a data, escolha a forma utilizada e altere o status para Pago. Consulte a planilha Resumo para acompanhar totais, pendências e alertas.
Como a planilha de reembolso está organizada
A pasta possui três áreas conectadas. Reembolsos concentra os lançamentos e o andamento de cada pedido; Premissas guarda o prazo, os limites e as listas de apoio; Resumo apresenta indicadores calculados a partir dos registros.
O fluxo cobre a solicitação, a análise, a decisão e o pagamento. Cada pedido pode passar por Rascunho, Em análise, Aguardando documentos, Aprovado, Rejeitado ou Pago.
Dados usados no cálculo e na decisão
Cada solicitação pode registrar voluntário, ministério, evento ou atividade, tipo de despesa, descrição e existência de comprovante. Quantidade e valor unitário formam o valor solicitado por meio de cálculo automático.
Na etapa de análise, a igreja informa o responsável, a data da decisão e o valor aprovado. Quando o reembolso for concluído, também registra a data e a forma de pagamento, com opções de PIX, transferência, dinheiro ou outro meio.
Caso prático com um pedido fictício
Entrada: um lançamento fictício de material de apoio informa quatro unidades a R$ 42,50, comprovante marcado como Sim e limite do tipo de R$ 250,00.
Resultado: a fórmula calcula R$ 170,00 como valor solicitado. O registro recebe R$ 160,00 como valor aprovado e fica com o status Aprovado.
Interpretação: o pedido está R$ 80,00 abaixo do limite do tipo, e o valor aprovado é R$ 10,00 menor que o solicitado. Como não há data de pagamento, o valor ainda não compõe o total pago registrado.
Próxima decisão: após realizar o reembolso, a pessoa responsável deve informar a data, selecionar a forma de pagamento e atualizar o status para Pago.
Alertas disponíveis para conferência
A coluna Conferência sinaliza comprovante marcado como Não, tipo de despesa sem limite localizado, valor acima do limite geral ou do tipo e valor aprovado superior ao solicitado. Solicitações pendentes além do prazo configurado também podem receber aviso.
As premissas iniciais são 15 dias para conferência e R$ 800,00 como limite geral. Os limites exibidos incluem R$ 180,00 para transporte local, R$ 120,00 para alimentação, R$ 450,00 para hospedagem, R$ 250,00 para material de apoio e R$ 120,00 para pedágio e estacionamento.
Erros comuns e como resolvê-los
Erros comuns podem deixar indicadores incompletos ou gerar avisos na coluna Conferência.
- Sem número da solicitação, o registro não entra na contagem e os cálculos da linha permanecem vazios. Preencha um identificador antes dos demais dados.
- Sem quantidade ou valor unitário, o valor solicitado não é calculado. Complete os dois campos.
- Comprovante marcado como Não gera aviso. Verifique o documento e atualize o campo quando ele estiver disponível.
- Valor aprovado acima do solicitado gera aviso. Corrija o valor ou confira os dados lançados.
- Status Pago sem data de pagamento impede que o valor entre no indicador de valor pago registrado. Complete a data correspondente.
Limites operacionais do arquivo
Os limites operacionais devem ser considerados antes de adotar o arquivo. A área principal possui 120 linhas de cadastro, da linha 5 à 124, e as validações de data aceitam valores entre 2024 e 2027.
O campo Comprovante? registra apenas Sim ou Não; o documento precisa ser guardado fora da planilha. O arquivo também não executa pagamentos: ele registra valor aprovado, data e forma de pagamento depois da operação.
As listas de ministérios e os exemplos de voluntários, responsáveis, eventos e atividades são fictícios. Eles devem ser substituídos pelos dados usados pela igreja.
Comparação entre a pasta pronta e uma planilha em branco
Use a pasta preparada quando os campos e cálculos verificados atendem à tarefa. Comece com uma planilha em branco quando precisar criar outro modelo e puder montar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Preparação | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta pasta Excel | Usa a estrutura preparada no arquivo validado | Permite conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela pasta |
| Planilha em branco | Exige criar a estrutura | Exige montar e testar cada fórmula e conferência | Modelo personalizado criado do início |
Perguntas frequentes
Quantas solicitações podem ser registradas na planilha?
A planilha Reembolsos possui 120 linhas preparadas para cadastro, da linha 5 até a linha 124.
Como o valor solicitado é calculado?
O valor solicitado resulta da multiplicação da quantidade pelo valor unitário. Se um desses campos estiver vazio, o cálculo permanece em branco.
Quais situações geram alertas?
Os avisos incluem comprovante marcado como Não, tipo sem limite localizado, valor acima do limite geral ou do tipo, valor aprovado acima do solicitado e solicitação pendente além do prazo configurado.
Quando um reembolso entra no total pago?
O Resumo considera o valor aprovado dos registros com status Pago e data de pagamento preenchida.
Os limites e as listas podem ser alterados?
O prazo, o limite geral e os limites por tipo ficam na planilha Premissas e são editáveis. As listas aplicadas aos campos devem ser ajustadas conforme a estrutura usada pela igreja.
Responsabilidade editorial
Helena ValençaOrganização financeira e rotinas administrativas
Rafael NogueiraEstrutura de planilhas e processos comunitários
