Esta planilha Excel organiza o acompanhamento administrativo de candidatos ao batismo da igreja. A pasta reúne cadastro, etapa atual, situação dos documentos, ministério, responsável, data prevista, status e observações.
O arquivo XLSX também relaciona encontros aos códigos dos candidatos, calcula indicadores no resumo e apresenta alertas de conferência para campos essenciais, duplicidades, datas e requisitos informados.
Como esta planilha pode ajudar
- Centraliza as informações dos candidatos em um cadastro padronizado.
- Relaciona cada encontro ao código correspondente do candidato.
- Sinaliza campos ausentes, duplicidades e outras inconsistências administrativas.
- Resume quantidades, status, encontros, documentos e datas previstas.
O que existe no arquivo
Como começar
1. Configure as premissas
Abra a aba Premissas e ajuste, quando necessário, as listas de status, etapas, documentos, tipos de encontro, resultados, ministérios e parâmetros.
2. Cadastre os candidatos
Na aba Candidatos, informe um código único, nome, data de cadastro, ministério, responsável, etapa, documentos, status e última atualização.
3. Registre os encontros
Na aba Encontros, crie um registro e use o mesmo código informado no cadastro do candidato. Preencha data, tipo, responsável, resultado, duração e observações aplicáveis.
4. Acompanhe o resumo e os alertas
Consulte a aba Resumo para observar os indicadores e verifique as colunas de alerta nas abas operacionais antes de atualizar etapas, datas ou status.
Organização do acompanhamento dos candidatos
A pasta oferece um cadastro centralizado para registrar o candidato e acompanhar sua etapa, situação documental, responsável, data prevista e status. Cada candidato recebe um código que também é usado na aba Encontros.
Essa ligação permite contar automaticamente os encontros realizados por candidato e alimentar os indicadores do Resumo. A rotina pode começar no primeiro contato e seguir pelas etapas configuradas até o registro do batismo.
Exemplo prático com dados fictícios
Entrada: o candidato fictício CB-FICT-003 está cadastrado com documentos marcados como completos e status Apto para conferência. Dois encontros realizados usam esse código na aba Encontros.
Resultado: a fórmula da coluna Encontros realizados conta dois registros, enquanto o Resumo considera o candidato nos indicadores correspondentes de cadastro, documentação completa, encontros e status.
Interpretação: os dois encontros superam o parâmetro inicial de um encontro mínimo para sinalização, e a situação documental informada está como completa.
Próxima decisão: consultar o alerta do cadastro, confirmar se os campos administrativos estão consistentes e então manter ou atualizar a data prevista e o status conforme o andamento registrado.
Erros comuns e soluções
Quando aparece Código não localizado em Encontros, verifique se o código informado existe na coluna Código da aba Candidatos e se foi digitado da mesma forma.
O aviso Registro duplicado indica repetição do identificador do encontro. A solução é atribuir um registro único. A pasta também sinaliza código de candidato duplicado, encontro realizado sem duração, data futura marcada como realizada e campos essenciais não preenchidos.
Se um cadastro estiver como Apto para conferência sem documentos completos ou sem a quantidade mínima de encontros configurada, ajuste os dados informados ou selecione um status compatível com a etapa registrada.
Comparação entre a pasta pronta e uma planilha em branco
Use a pasta preparada quando os campos e cálculos verificados atendem à tarefa. Comece com uma planilha em branco quando precisar criar outro modelo e puder montar e testar cada campo e fórmula.
| Método | Preparação | Cálculos e conferência | Uso indicado |
|---|---|---|---|
| Esta pasta Excel | Usa a estrutura preparada no arquivo validado | Permite conferir os cálculos e resultados documentados | Rotina local e editável coberta pela pasta |
| Planilha em branco | Exige criar a estrutura | Exige montar e testar cada fórmula e conferência | Modelo personalizado criado do início |
Leitura dos indicadores do resumo
A aba Resumo apresenta candidatos cadastrados, registros em acompanhamento, aptos para conferência, alertas, batismos registrados, datas previstas nos próximos dias e documentação completa.
Também soma os encontros realizados, calcula a média por candidato e mostra o percentual de cadastros com status Apto para conferência. A distribuição por status é exibida em um gráfico baseado nas listas da aba Premissas.
Listas e parâmetros editáveis
A aba Premissas concentra as opções usadas nas listas de seleção. O arquivo inclui cinco status de cadastro, seis etapas, quatro situações documentais, cinco tipos de encontro, cinco resultados e cinco ministérios fictícios.
Os parâmetros iniciais definem um encontro mínimo para sinalização, alerta de data com 30 dias de antecedência, datas aceitas entre 01/01/2024 e 31/12/2029 e duração máxima de seis horas por encontro.
Limites operacionais da planilha
As fórmulas e áreas de entrada estão preparadas até a linha 105, correspondendo a 100 candidatos e 100 encontros. Para operar além desse volume, seria necessário ampliar fórmulas, validações, filtros e intervalos relacionados.
O campo Documentos registra apenas uma situação geral, como Não iniciado, Em conferência, Pendente ou Completo. A pasta não armazena anexos nem detalha documentos individuais. Indicadores de prazo baseados em TODAY() mudam conforme a data de recálculo do arquivo.
Perguntas frequentes
O que a planilha de candidatos ao batismo controla?
Ela controla cadastro, ministério, responsável, etapa atual, situação dos documentos, data prevista, status, encontros realizados, última atualização, observações e alertas administrativos.
Como relacionar um encontro ao candidato correto?
Use na aba Encontros exatamente o mesmo código registrado na coluna Código da aba Candidatos. Se o código não existir, a coluna Conferência exibirá o aviso Código não localizado.
A planilha guarda arquivos ou cópias dos documentos?
Não. O arquivo registra somente a situação geral dos documentos por meio das opções Não iniciado, Em conferência, Pendente e Completo.
O status Apto para conferência é preenchido automaticamente?
Não. O status é selecionado na lista da aba Candidatos. A fórmula de alerta verifica se a documentação está completa e se a quantidade mínima de encontros foi alcançada quando esse status é informado.
Quantos candidatos e encontros podem ser registrados?
A estrutura validada possui 100 linhas para candidatos e 100 linhas para encontros, entre as linhas 6 e 105 das respectivas abas.
Responsabilidade editorial
Helena ValençaOrganização financeira e rotinas administrativas
Rafael NogueiraEstrutura de planilhas e processos comunitários
